Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?

Co do zasady pracodawca powinien wydać świadectwo pracy niezwłocznie — w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli nie jest to możliwe z przyczyn obiektywnych, ma 7 dni na doręczenie go pracownikowi osobiście lub wysłanie pocztą.

Czy pracownik może wnioskować o dodatkowe informacje w świadectwie pracy?

Tak. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może zamieścić w świadectwie pracy informację o wysokości wynagrodzenia oraz o uzyskanych przez pracownika kwalifikacjach zawodowych. Pracodawca nie może natomiast samodzielnie dołączać ocen czy opinii o pracowniku.

Co grozi pracodawcy za niewydanie świadectwa pracy?

Pracodawca, który nie wydaje świadectwa pracy terminowo lub wydaje dokument zawierający nieprawdziwe informacje, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracownika (do wysokości wynagrodzenia za 6 tygodni). Ponadto odmowa wydania świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna. Sprawę można zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy mogę żądać sprostowania świadectwa pracy po 14 dniach?

Zasadniczo termin na złożenie wniosku o sprostowanie do pracodawcy wynosi 14 dni od otrzymania dokumentu. Po upływie tego terminu możliwości są ograniczone, jednak w szczególnych przypadkach można rozważyć dochodzenie swoich praw na drodze sądowej. W takiej sytuacji warto skonsultować się z radcą prawnym lub adwokatem albo zwrócić się po bezpłatną pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Szczegółowe wyjaśnienie

Świadectwo pracy to jeden z najważniejszych dokumentów, jakie pracownik otrzymuje po zakończeniu zatrudnienia. Pracodawca ma obowiązek wydać je niezwłocznie — w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, np. z upływem okresu wypowiedzenia. Jeśli z przyczyn obiektywnych wydanie dokumentu w tym samym dniu jest niemożliwe, pracodawca ma 7 dni na przesłanie go pocztą lub doręczenie w inny sposób. Brak terminowego wydania świadectwa pracy może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy wobec pracownika.

Dokument ten nie jest tylko formalnością — ma realny wpływ na możliwość ubiegania się o zasiłek dla bezrobotnych, potwierdzenie stażu pracy u nowego pracodawcy, a niekiedy również na ustalenie prawa do emerytury.

Co dokładnie musi znaleźć się w świadectwie pracy?

Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy oraz szczegółowym rozporządzeniem wykonawczym, świadectwo pracy powinno obejmować następujące informacje:

1. Dane identyfikacyjne stron Dokument musi wskazywać pełne dane pracodawcy (nazwa, adres siedziby) oraz pracownika (imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości).

2. Okres zatrudnienia Należy podać dokładne daty — od kiedy do kiedy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy. Jeśli w tym czasie zawierano kolejne umowy (np. kilka umów na czas określony), wszystkie okresy powinny zostać wymienione.

3. Rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska Pracodawca wskazuje, jakie stanowiska pracownik zajmował w trakcie zatrudnienia. Informacja ta bywa kluczowa dla nowego pracodawcy przy ocenie doświadczenia kandydata.

4. Tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy To jeden z newralgicznych punktów dokumentu. Musi być wskazane, czy umowę rozwiązano za porozumieniem stron, przez wypowiedzenie (i przez którą ze stron), bez wypowiedzenia, czy też stosunek pracy wygasł z mocy prawa. Podaje się też konkretny przepis Kodeksu pracy stanowiący podstawę rozwiązania.

5. Czas pracy W świadectwie należy określić wymiar czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony (np. pełny etat, ½ etatu).

6. Urlop wypoczynkowy Dokument musi zawierać informację o urlopie wypoczynkowym przysługującym pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy — zarówno o tym wykorzystanym, jak i o ewentualnym ekwiwalencie pieniężnym wypłaconym za urlop niewykorzystany. Zobacz, ile wynosi ekwiwalent za niewykorzystany urlop i jak się go oblicza.

7. Wykorzystanie urlopu bezpłatnego Jeśli pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego, w świadectwie podaje się liczbę dni oraz podstawę prawną jego udzielenia — ma to znaczenie dla ustalenia ciągłości zatrudnienia.

8. Urlop ojcowski, rodzicielski, wychowawczy W świadectwie uwzględnia się informacje o korzystaniu z urlopów związanych z rodzicielstwem, w tym wymiar wykorzystanego urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego.

9. Okres korzystania z obniżonego wymiaru czasu pracy (art. 1867 KP) Jeżeli pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego skorzystał zamiast niego z obniżonego wymiaru etatu, należy wskazać ten okres.

10. Należności ze stosunku pracy objęte egzekucją Jeśli wobec pracownika prowadzona była egzekucja komornicza z wynagrodzenia, pracodawca zobowiązany jest wskazać kwotę potrąceń oraz na rzecz jakiego wierzyciela i do jakiej wysokości były one dokonywane.

11. Okres odbytej służby wojskowej lub zastępczej O ile miało to miejsce w trakcie zatrudnienia, pracodawca odnotowuje stosowny okres.

12. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze Informacja niezbędna do celów emerytalnych — na podstawie ustawy o emeryturach pomostowych.

13. Inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych To dość ogólna kategoria, która pozwala na umieszczenie danych istotnych dla ZUS lub przyszłego pracodawcy, np. informacji o zajęciach komorniczych.

Czego pracodawca NIE może wpisać bez zgody pracownika?

Warto wiedzieć, że pracodawca nie może z własnej inicjatywy zamieszczać w świadectwie pracy informacji wykraczających poza zakres określony przepisami — np. subiektywnych ocen pracownika. Na wniosek samego pracownika można natomiast dołączyć informację o wysokości wynagrodzenia oraz osiągniętych kwalifikacjach.

Krok po kroku — co zrobić, gdy świadectwo zawiera błędy?

Błędy w świadectwie pracy zdarzają się stosunkowo często. Oto jak postąpić:

Złóż wniosek o sprostowanie — pracownik ma 14 dni od otrzymania dokumentu na złożenie pisemnego wniosku do pracodawcy o jego poprawienie.
Czekaj na odpowiedź pracodawcy — pracodawca ma 7 dni roboczych na ustosunkowanie się do wniosku. Jeśli uzna go za zasadny, wydaje nowe świadectwo.
Skieruj sprawę do sądu — jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może w ciągu 14 dni od dnia doręczenia odmowy (lub upływu terminu na odpowiedź) wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy.
Żądaj odszkodowania — jeśli wskutek błędnego lub nieterminowego świadectwa pracy pracownik poniósł szkodę (np. nie otrzymał zasiłku dla bezrobotnych), może domagać się odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni.

Ile to kosztuje?

Czynność	Koszt dla pracownika
Wydanie świadectwa pracy	Bezpłatne
Sprostowanie świadectwa pracy	Bezpłatne
Postępowanie przed sądem pracy (o sprostowanie)	Co do zasady bezpłatne (brak opłaty sądowej po stronie pracownika)

Podstawa prawna

Art. 97–99 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.) — obowiązek wydania, treść i tryb sprostowania świadectwa pracy. Tekst jednolity dostępny na isap.sejm.gov.pl.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1862) — szczegółowy zakres i wzór świadectwa pracy.
Dodatkowe informacje dostępne na oficjalnej stronie Państwowej Inspekcji Pracy: pip.gov.pl

Kiedy ostatnio sprawdzaliśmy?

Artykuł przygotowano na podstawie stanu prawnego aktualnego na 27 czerwca 2026 r. Przepisy dotyczące świadectwa pracy mogą ulec zmianie — przed podjęciem decyzji zawsze warto zweryfikować aktualną treść przepisów w systemie ISAP lub skonsultować się z prawnikiem albo inspektorem pracy.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.), art. 97–99; Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1862).